Behandling af personoplysninger under ansøgnings- og rekrutteringsforløb hos HjulmandKaptain
Indledning
Hos HjulmandKaptain prioriteres datasikkerhed og fortrolighed meget højt. Vi sikrer hele tiden, at de data, vi behandler og opbevarer, behandles og opbevares sikkert, fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I denne privatlivspolitik kan du læse mere om, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi kommer i besiddelse af, når du søger job – enten opfordret eller uopfordret – eller i øvrigt indgår i et rekrutteringsforløb hos HjulmandKaptain.
Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os flere personoplysninger end hvad, der er nødvendigt for, at vi kan vurdere dig og dine kvalifikationer. Vi opfordrer dig blandt andet til ikke at oplyse os dit cpr-nummer, idet vi ikke har behov herfor. Vi opfordrer dig ligeledes til altid at give os besked, hvis dine kontaktoplysninger ændrer sig under rekrutteringsforløbet, således vi altid er ajourført herpå.
Dataansvarlig
HjulmandKaptain er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler som led i varetagelsen af vores forretning. Nedenfor finder du alle relevante kontaktoplysninger, herunder også hvor du skal henvende dig, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger:
HjulmandKaptain Advokatpartnerselskab
CVR nr. 32337120
Østre Havnegade 12
9000 Aalborg
Danmark
E-mail: data@70151000.dk
Tlf.: +45 70151000
Brug af ansøgnings- og rekrutteringssystem
HjulmandKaptain anvender et rekrutteringssystem i forbindelse med ansøgnings- og rekrutteringsforløb. Dette betyder, at alle ansøgninger, herunder såvel opfordret som uopfordret, skal uploades i dette system. Er der tale om opfordret ansøgning, linkes der direkte til ansøgningssiden i stillingsopslaget. Ønsker du at søge uopfordret, kan du tilgå ansøgningssiden via dette link: HjulmandKaptain - Ansøgningsskema (hr-manager.net).
Når du skal søge om et job hos os – enten opfordret eller uopfordret – bliver du bedt om at oprette et login til vores rekrutteringssystem. I vores rekrutteringssystem har du mulighed for at uploade ansøgning, CV samt øvrige relevante dokumenter, mulighed for at rette eller slette oplysninger i din ansøgning samt rette dine kontaktoplysninger. HjulmandKaptain er dataansvarlige for de oplysninger, du indtaster i vores system.
Kategori af registrerede
HjulmandKaptain behandler personoplysninger om følgende kategorier af registrerede:
- Ansøgere
Håndtering af opfordret ansøgninger og rekrutteringsforløb
Kategori af personoplysninger og behandlingsgrundlag:
Almindelige personoplysninger
Når du sender en opfordret ansøgning til HjulmandKaptain og/eller indgår i et rekrutteringsforløb, forudsætter det, at du afgiver en række personoplysninger til os. Vi behandler de personoplysninger, der er nødvendige for ansøgnings- og rekrutteringsforløbet. Som udgangspunkt behandler vi kun almindelige personoplysninger typisk i form af:
- dine kontaktoplysninger
- motivation for ansøgningen
- oplysninger om kvalifikationer
- CV og studiejournal
Disse oplysninger indhentes for at kunne vurdere, om du er egnet til den pågældende stilling. Behandlingsgrundlaget for behandlingen er således GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.
Helbredsoplysninger
I visse tilfælde kan det være nødvendigt – og også obligatorisk for dig – at behandle helbredsoplysninger under et rekrutteringsforløb. Dette gælder, hvis du har en sygdom, som enten påvirker eller kan påvirke din arbejdsevne/funktionsdygtighed i forhold til den pågældende stilling, jf. helbredsoplysningslovens § 2. Behandlingsgrundlaget for vores behandling er således GDPR artikel 9, stk. 2, litra f, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Hvis du ikke opnår ansættelse hos os, vil helbredsoplysningerne dog blive slettet igen sammen med ansøgningen og bilagene hertil.
Oplysninger om strafbare forhold
I visse tilfælde vil det også være nødvendigt at behandle oplysninger om din straffeattest. I det omfang straffeattesten indeholder oplysninger om strafbare forhold, er behandlingsgrundlaget databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Indeholder straffeattesten ikke oplysninger om strafbare forhold, er behandlingsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Hvis vi indhenter straffeattest, vil processen herfor være en af følgende to måder:
1. Vi anmoder om rekvirering af straffeattest online via politiet. Du skal herefter give samtykke til indhentelsen. Når dette er givet, fremsendes straffeattesten automatisk til os, eller
2. Du rekvirerer selv din straffeattest via politiet. Herefter udleverer du den til os enten ved fremsendelse på mail (HR@70151000.dk), fremsendelse af post til adressen Østre Havnegade 12, 9000 Aalborg eller ved fysisk indlevering på vores kontor i Aalborg.
Vi opbevarer aldrig straffeattester. Modtagne straffeattester bliver således gennemgået og slettet herefter. Indeholder straffeattesten ingen forhold eller kun forhold uden betydning for en eventuel fremtidig ansættelse, vil det blive noteret, at straffeattesten er ren.
Indeholder straffeattesten ingen forhold af betydning, noteres blot datoen for gennemgangen af straffeattesten.
Indeholder den modtagne straffeattest forhold, der er af betydning eller relevans for en eventuel fremtidig ansættelse, vil dette blive noteret og efterfølgende drøftet med dig.
Ved afslag på ansættelse, vil noterne vedrørende straffeattesten blive slettet efter endt rekrutteringsforløb. Ved en efterfølgende ansættelse, vil noterne vedrørende straffeattesten fortsat blive opbevaret under dit ansættelsesforhold hos os.
HjulmandKaptain behandler ikke oplysninger om børneattester.
Legitimationsoplysninger
Alt efter hvilket stillingsopslag der er tale om, kan det være nødvendigt også at behandle legitimationsoplysninger om dig i forbindelse med vores efterlevelse af reglerne i hvidvaskloven. Dette vil dog ske i forbindelse med en eventuel ansættelse og i øvrigt oplyst nærmere herom ved ansættelse.
Referencer
Referencer vil blive indhentet i det omfang, de findes nødvendige i rekrutteringsforløbet og vil som udgangspunkt kun angå oplysninger om tidligere stillingsindhold, håndtering af arbejdsopgaver- og ansvar samt samarbejdsevner. Behandlingsgrundlaget herfor er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Du skal dog vide, at vi aldrig indhenter referencer uden samtykke fra dig. Vi vil således altid informere om i hvilket omfang og hos hvem, der indhentes referencer. Såfremt du måtte have indvendinger mod indhentelsen, vil dette naturligvis tages med i vurderingen af, hvorvidt indhentelsen er nødvendig for rekrutteringsforløbet.
Vi indhenter aldrig oplysninger om tidligere sygehistorik eller lignende fra tidligere eller nuværende arbejdsgivere.
Referencer vil blive slettet sammen med ansøgningen efter endt rekrutteringsforløb, medmindre du efterfølgende bliver ansat.
Personlighedstest
I forbindelse med visse typer af rekrutteringsforløb anvender vi tredjemand til udarbejdelse af personlighedstests. Disse tests forudsætter din aktive medvirken og vil som udgangspunkt kun indeholde almindelige personoplysninger. Behandlingsgrundlaget herfor er således databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Personlighedstests bliver opbevaret sammen med resten af de oplysninger, vi behandler under et rekrutteringsforløb. Ved en eventuel efterfølgende ansættelse, vil personlighedstesten blive opbevaret under dit fremtidige ansættelsesforhold hos os.
Oplysninger indhentet fra offentligt tilgængelige platforme, herunder sociale medier
Vi indhenter som udgangspunkt ikke oplysninger om dig fra offentligt tilgængelige platforme, herunder sociale medier, til brug for ansøgnings- eller rekrutteringsforløbet.
Afslag
Bliver du ikke tilbudt en samtale eller en efterfølgende stilling, vil du modtage et afslag enten via vores rekrutteringssystem på en mail eller ved en efterfølgende telefonsamtale med den rekrutteringsansvarlige. Du vil som udgangspunkt altid blive oplyst om baggrunden for afslaget.
HjulmandKaptain opbevarer de personoplysninger, vi har behandlet som følge af ansøgnings- og rekrutteringsforløbet i 6 måneder efter afslaget. I visse tilfælde, kan vi dog have en særlig interesse i at opbevare oplysningerne i længere tid. Såfremt dette er relevant, vil vi indhente samtykke hos dig hertil.
Efterfølgende ansættelse
Såfremt et rekrutteringsforløb resulterer i en efterfølgende ansættelse, vil de personoplysninger, vi har behandlet under rekrutteringsforløbet, blive opbevaret under hele dit efterfølgende ansættelsesforhold samt i en given periode derefter. Dette kan du læse nærmere om i vores interne HR-persondatapolitik, du får udleveret forinden ansættelse.
Hvis du tilbydes en efterfølgende ansættelse, vil du skulle gennemgå en onboarding-proces via vores ”velkomstportal”. Vores velkomstportal er et andet system på vores HR-platform. På vores velkomstportal, vil du kunne tilgå alle vores interne politikker, håndbøger, retningslinjer, foldere og lignende, som er af relevans for dit fremtidige ansættelsesforhold hos os. Du får adgang til velkomstportalen i forbindelse med fremsendelse af ansættelsesaftalen for den fremtidige ansættelse.
Videregivelse af personoplysninger
HjulmandKaptain videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger under et ansøgnings- og rekrutteringsforløb til andre parter.
Der vil dog alligevel være tilfælde, hvor vi deler dine personoplysninger med andre. Vi anvender blandt andet en samarbejdspartner til udarbejdelse af personlighedstest, hvor vores samarbejdspartner får dine kontaktoplysninger.
Håndtering af uopfordrede ansøgninger
Når du sender en uopfordret ansøgning til os, vil vi kun behandle de personoplysninger, du har medsendt. Dette vil typisk være:
- Kontaktoplysninger
- Motiveret ansøgning
- Evt. CV
Når vi modtager en uopfordret ansøgning, vil vi altid vurdere, hvorvidt vi har en stilling, der kan tilbydes til dig. Behandlingsgrundlaget herfor er således databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Såfremt vi ikke måtte have en stilling til dig på det pågældende tidspunkt, vil vi opbevare din ansøgning samt eventuelle bilag i 6 måneder. I visse tilfælde kan det have vores interesse at opbevare din ansøgning i yderligere en periode. Såfremt dette bliver aktuelt, vil vi indhente dit samtykke hertil.
Når vi modtager en uopfordret ansøgning, vil du altid modtage en bekræftelsesmail på vores modtagelse af din ansøgning. Du vil dog kun blive kontaktet herudover, såfremt vi måtte have en ledig stilling til dig. Du vil således ikke modtage et afslag, såfremt vi ikke måtte have en ledig stilling til dig.
Dine rettigheder
Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse nærmere om, hvilke rettigheder du har som følge heraf. Du er dog også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet.
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen. Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Endvidere har du ret til at få berigtiget dine personoplysninger, eller du kan bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.
Hvis du anmoder om dette, vil vi slette de personoplysninger, vi har registreret om dig, uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag. Dette kan eksempelvis være, hvis behandlingen er nødvendig for at kunne fastlægge et retskrav, hvis det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra dig, eller hvis vi efter lovgivningen er forpligtet til at opbevare oplysningerne.
Under visse omstændigheder kan du også anmode om, at vi giver dig en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og anmode om, at vi transmitterer oplysningerne til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).
Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi ophøre med at behandle dine personoplysninger. Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagekaldelse af samtykket.
Hvis du er uenig i den måde, hvorpå vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os. Du kan også indgive en klage til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk