HjulmandKaptains Privatlivspolitik

Hos HjulmandKaptain prioriteres datasikkerhed og fortrolighed meget højt. Vi sikrer hele tiden, at de data, vi behandler og opbevarer, behandles og opbevares sikkert, fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning. I denne privatlivspolitik kan du læse mere om, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi kommer i besiddelse af, når du er kunde hos os, besøger vores hjemmeside og/eller gør brug af vores funktioner på hjemmesiden samt i øvrigt anvender de funktioner eller services, vi tilbyder.

Denne privatlivspolitik er udarbejdet for HjulmandKaptain Advokatpartnerselskab. Privatlivspolitikken er senest opdateret juli 2024.

1. Dataansvarlig

HjulmandKaptain er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler som led i varetagelsen af vores forretning. Nedenfor finder du alle relevante kontaktoplysninger, herunder også hvor du skal henvende dig, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger:

HjulmandKaptain Advokatpartnerselskab
CVR nr. 32337120
Østre Havnegade 12
9000 Aalborg
data@70151000.dk
+45 70151000

2. Databehandler

Der kan forekomme situationer, hvor HjulmandKaptain betragtes som databehandler. Dette sker eksempelvis i de situationer, hvor vi administrerer en whistleblowerordning for vores kunder. I de situationer, hvor HjulmandKaptain er databehandler, behandler vi alene oplysningerne efter instruks fra den dataansvarlige og i henhold til den indgåede databehandleraftale. De situationer, hvor HjulmandKaptain er databehandler, vil ikke blive beskrevet nærmere i denne privatlivspolitik.

3. Kategori af registrerede

HjulmandKaptain behandler personoplysninger om følgende kategorier af registrerede:

Kunder
Samarbejdspartnere, leverandører og lignende
Hjemmesidebesøgende
Nyhedsbrevsmodtagere
Gæster og deltagere til arrangementer
Modparter, parter, repræsentanter eller lignede i forbindelse med sagshåndtering

4. Når du er kunde hos HjulmandKaptain

4.1 Kategori af personoplysninger

Når du er kunde hos HjulmandKaptain eller potentiel kunde, behandler vi som udgangspunkt de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne yde den rette juridiske rådgivning til dig. Det varierer, hvilke personoplysninger, der behandles, når vi varetager din sag, da dette kommer an på sagstypen, kundetypen samt håndteringen af sagen i øvrigt. Vi vil dog som udgangspunkt altid behandle dine identitets-, kontakt-, og professionelle oplysninger, herunder i form af navn, mailadresse, telefonnummer, privatmailadresse, stillingsbetegnelse og arbejdssted, oplysninger om sagsforløbet samt oplysninger om visse finansielle forhold, herunder betalingsoplysninger.

1.2 Formål og retsgrundlag

Når vi behandler din personoplysninger, er formålet først og fremmest at varetage og opfylde den aftale, vi har indgået med dig (eller den virksomhed, du repræsenterer, som er vores kunde). Retsgrundlaget for vores behandling er hertil databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt).

Derudover kan vi også behandle personoplysninger som følge af vores legitime interesse i administrering af kundeforholdet samt for at sikre en grundlæggende effektiv håndtering af sagsbehandlingen. Retsgrundlaget herfor er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

I en række sager behandler vi også følsomme personoplysninger samt oplysninger om straffeforhold om dig i forbindelse med vores håndtering af sagen. Retsgrundlaget er i den forbindelse databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, jf. artikel 9, stk. 2, litra f samt databeskyttelsesforordningens artikel 10, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 4 og 5, jf. § 7, stk. 1.

Vi kan også behandle oplysninger om dit cpr-nummer. Retsgrundlaget er i den forbindelse databeskyttelseslovens § 11. I visse typer af sager, er vi som advokatfirma underlagt hvidvaskloven regler om kundekendskabsprocedurer (benævnt ”KYC”) og identificering. Som følge heraf behandler vi i disse sagstyper personoplysninger i form af navn, kontaktoplysninger samt cpr-nummer.

I visse tilfælde behandler vi også kopi af pas/kørekort og sygesikringsbevis. Formålet med behandlingen er at efterleve vores forpligtelser efter hvidvaskloven. Retsgrundlaget herfor er således databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og databeskyttelseslovens § 11.

5. Når du er part, modpart, repræsentant eller lignende

5.1 Kategori af personoplysninger

Hvis du er part, modpart, repræsentant eller lignende i en sag, som HjulmandKaptain håndterer, behandler vi som udgangspunkt de personoplysninger om dig, der fremgår af sagen. Du skal være opmærksom på, at vi kun behandler de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne varetage vores kundes sag.

Vi behandler personoplysninger såsom dine identitets-, kontakt-, og arbejdsrelaterede oplysninger, herunder navn, mailadresse, telefonnummer, privat mailadresse, stillingsbetegnelse, relation til sagen samt oplysninger om visse finansielle forhold, herunder eksempelvis den økonomiske interesse i den pågældende sag.

5.2 Formål og retsgrundlag

Formålet med vores behandling af dine oplysninger er først og fremmest vores legitime interesse i at kunne varetage håndtere vores kundes sag samt vores kundes interesser. Retsgrundlaget herfor er derfor databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. I visse sagstyper kan formålet med behandlingen være efterlevelse af en retlig forpligtelse. I disse tilfælde er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Afhængig af sagstype kan vi også behandle følsomme personoplysninger samt oplysninger om straffeforhold om dig i forbindelse med vores håndtering af sagen. Retsgrundlaget er i den forbindelse databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f, oplysninger om strafbare forhold, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 10, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 4 og 5, jf. § 7, stk. 1.

I visse tilfælde kan det også være nødvendigt, at vi behandler dit cpr-nummer. Såfremt dette er tilfældet, er retsgrundlaget herfor databeskyttelseslovens § 11.

6. Brug af vores hjemmeside og nyhedsbrevsordning

6.1 Besøg på hjemmesiden

Når du besøger vores hjemmeside, skal du være opmærksom på, at vi kan behandle personoplysninger om dig og din adfærd i form af cookies. Dette kan du læse nærmere om i vores cookiepolitik her: Cookie politik (hjulmandkaptain.dk).

6.2 Tilmelding til nyhedsbreve

Når du tilmelder dig HjulmandKaptains nyhedsbrev, behandler vi dit navn, stillingsbetegnelse, mailadresse, postnummer og by, arbejdssted samt interesseområder. Behandlingen sker på baggrund af dit samtykke, hvorfor retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

De personoplysninger, HjulmandKaptain behandler i forbindelse med administreringen af din tilmeldelse til nyhedsbrevsordningen, lagres i et CMS-system, som stilles til rådighed af en af vores leverandører. Vi har indgået databehandleraftaler med de eksterne leverandører, som behandler dataene på vores vegne.

Du skal være opmærksom på, at vi anvender MailChimp i forbindelse med administreringen af vores nyhedsbrevsordning og lagringen af dine personoplysninger. MailChimp er et amerikansk selskab, hvorfor der sker en tredjelandsoverførsel af dine personoplysninger. I forbindelse med overførslen anvender vi som udgangspunkt EU-kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) som overførselsgrundlag. Det kan dertil tilføjes, at Mailchimp er certificeret efter EU-US Data Privacy Framework, der ligeledes kan anvendes som overførselsgrundlag.

Du kan altid tilbagekalde dit samtykke pr. mail til mailadressen data@70151000.dk med emnet ”tilbagekaldelse af samtykke til behandling af personoplysninger i forbindelse med nyhedsbrevsordningen” eller ved at anvende afmeldingslinket i bunden af de fremsendte nyhedsbreve.

6.3 Tilmelding til arrangementer, kurser og lignende

Hvis du tilmelder dig et af vores arrangementer, kurser, webinar eller lignende, vil vi i den forbindelse behandle dit navn, stillingsbetegnelse og arbejdssted, mailadresse, telefonnummer og i visse tilfælde adresse. Behandlingen sker, for at vi kan håndtere din tilmelding til arrangementet/kurset, hvorfor retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Du skal være opmærksom på, at vi i forbindelse med vores fysiske arrangementer/kurser vil tage billeder og dele disse på blandt andet vores hjemmeside samt sociale medier. Formålet hermed er blandt andet for at brande arrangementet og HjulmandKaptain som helhed. Retsgrundlaget herfor er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Ønsker du ikke at få taget billeder, skal du oplyse os herom ved starten af arrangementet. Er der blevet delt et billede på vores hjemmeside og/eller sociale medier, hvoraf du fremgår, og som du ønsker fjernet, bedes du henvende dig til os med anmodning herom på data@70151000.dk hurtigst mulig.

6.4 Henvendelse via chatfunktionen

Når du anvender vores chatfunktion på hjemmesiden, har du mulighed for at registrere personoplysninger i form af navn, mailadresse og telefonnummer samt tilhørende beskrivelse af henvendelsen. Såfremt du registrerer disse oplysninger, behandler vi dem i forbindelse med administreringen af din henvendelse. Retsgrundlaget er i den forbindelse databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Såfremt du ikke registrerer personoplysninger i forbindelse med din henvendelse, behandler vi alene oplysninger om den IP-adresse, der chattes fra samt lokationen for IP-adressen. Retsgrundlaget herfor er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Du opfordres til enhver tid til ikke at angive følsomme eller fortrolige oplysninger i chathenvendelsen, ligesom du opfordres til heller ikke at oplyse CPR-nummer eller oplysninger om strafbare forhold.

De personoplysninger, som HjulmandKaptain behandler i forbindelse med administreringen af chatten, lagres i et CMS-system, som stilles til rådighed af en af vores leverandører. Vi har indgået en databehandleraftaler med de eksterne leverandører, som behandler dataene på vores vegne.

Du skal være opmærksom på, at vi anvender Zendesk i forbindelse med administreringen af vores chatfunktion og dermed lagringen af dine personoplysninger. Zendesk er et amerikansk selskab, hvorfor der sker en tredjelandsoverførsel af dine personoplysninger. I forbindelse med overførslen anvender vi som udgangspunkt EU-kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) som overførselsgrundlag. Det kan dertil tilføjes, at Zendesk er certificeret efter EU-US Data Privacy Framework, der ligeledes kan anvendes som overførselsgrundlag.

6.5 Henvendelse via kontaktformularen

Når du henvender dig via vores kontaktformular på vores hjemmeside, behandler vi dit navn, telefonnummer, mailadresse, postnummer og by samt beskrivelse af den problemstilling, du ønsker hjælp til. Behandlingen sker for at kunne yde den ønskede juridiske hjælp til dig, hvorfor retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og/eller databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f alt efter henvendelsens karakter.

Du opfordres til aldrig at angive følsomme eller fortrolige oplysninger, oplysninger om strafbare forhold eller CPR-nummer i forbindelse med anvendelsen af kontaktformularen.

Din henvendelse sendes direkte til vores hovedmail, hvorefter henvendelsen videresendes til rette sagsbehandler. Din henvendelse slettes i vores mailsystem efter 90 dage fra modtagelse.

6.6 Brug af share-knapper (Facebook, LinkedIn, Youtube)

I bunden af vores hjemmeside og på indhold fra vores vidensunivers fremgår en række share-knapper, der er direkte henvisninger til HjulmandKaptains erhvervsprofiler på de pågældende platforme. Det drejer sig om platformene Facebook, Instagram, LinkedIn og Youtube.

Du skal være opmærksom på, at når du bruger disse share-knapper, vil din data, herunder cookies, ip-adresse, søgehistorik, blive delt med den pågældende leverandør for den pågældende platform. Eksempelvis anvender du share-knappen for direkte adgang til HjulmandKaptains Facebookprofil, vil data således blive delt med Meta, der er leverandør af Facebook. Du skal være opmærksom på, at leverandørerne af share-knapperne er at betragte som selvstændige dataansvarlige. Dette betyder således, at HjulmandKaptain ikke har rettigheder til at bestemmer over den data, leverandørerne behandler. Har du således spørgsmål til, hvordan en af leverandørerne behandler dine personoplysninger som følge af eksempelvis brugen af share-knapperne eller lignende, henvises du til den pågældende leverandørs privatlivspolitik eller at tage kontakt til den pågældende leverandør.

Du kan til enhver tid vælge at frasige dig tracking på baggrund af share-knapperne. Dette gør du på siden You Online Choice

7. Fysisk besøg på vores kontorer

7.1 Udstedelse af midlertidig parkeringstilladelse (kontoret i Aalborg)

Hvis du benytter dig af vores parkeringspladsmuligheder i forbindelse med et besøg på vores kontor i Aalborg, skal du være opmærksom på, at vi behandler en række personoplysninger i forbindelse med udstedelse af den midlertidige parkeringstilladelse. Parkeringstilladelsen udstedes af APCOA, der også udbyder det system, hvori personoplysningerne i forbindelse med udstedelsen af tilladelsen indtastes. Der behandles oplysninger såsom dit navn, telefonnummer og registreringsnummer på den bil, du søger parkeringstilladelse til.

Retsgrundlaget for at behandle dine personoplysninger er databeskyttelseslovens artikel 6, stk. 1, litra b. Du skal være opmærksom på, at Q-park er dataansvarlig forbehandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med udstedelsen af midlertidig parkeringstillade. Har du således spørgsmål til opbevaringen eller behandlingen af personoplysninger i den forbindelse, skal disse rettes til Q-park på mail: privacy@q-park.dk.

7.2 Brug af gæstenetværk

På alle vores kontorer har du mulighed for at logge på og gøre brug af gæstenetværk. Når gæstenetværket benyttes, bliver du bedt om at indtaste en række oplysninger, herunder navn, mailadresse og telefonnummer. Disse oplysninger behandles i forbindelse med din opkobling til vores gæstenetværk.

Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Du skal være opmærksom på, at du forinden adgangen tildeles, skal acceptere vores betingelser for brugen af vores gæstenetværk.

8. Brug af Trustpilot til anmeldelser

For at sikre, at vores kunder får indsigt i tidligere kunders meninger omkring vores ydelser, samarbejder vi med Trustpilot, en ekstern platform, der specialiserer sig i indsamling og offentliggørelse af kundeanmeldelser. Når du modtager juridisk rådgivning mv. hos os, kan du derfor modtage en opfordring fra Trustpilot til at skrive en anmeldelse. Denne proces hjælper os med at forbedre vores kundeservice og sikrer gennemsigtighed over for potentielle kunder. Vi modtager ikke personoplysninger fra Trustpilot, medmindre du selv vælger at dele dem i din anmeldelse. Vi opfordrer dig på det kraftigste til at undlade at dele personoplysninger omkring din sag i din anmeldelse.

Hvis du ønsker yderligere oplysninger om, hvordan Trustpilot behandler dine data, anbefaler vi, at du læser deres privatlivspolitik: https://legal.trustpilot.com/for-reviewers/end-user-privacy-terms.

Vi forbeholder os retten til at kontakte dig i tilfælde af, at du giver os en dårlig anmeldelse. Vi vil gerne høre om hvad der er sket og hvordan vi kan forbedre os i fremtiden. Vi giver også din anmeldelse videre til den sagsbehandlende jurist i din sag, såfremt du giver ros til denne.

9. Samarbejde med ITD

HjulmandKaptain har et samarbejde med den private brancheorganisation International Transport Danmark (forkortet ”ITD”). Samarbejdet består i, at HjulmandKaptain yder ITD og foreningens medlemmer juridisk rådgivning i diverse forhold indenfor transportbranchen.

De personoplysninger, der behandles i forbindelse med håndteringen af juridisk rådgivning for ITD og ITDs medlemmer, er personoplysninger, HjulmandKaptain er selvstændigt dataansvarlig for. Dette betyder således, at ITD ikke har adgang til oplysninger eller i øvrigt som udgangspunkt er en del af sagsbehandlingen. HjulmandKaptain håndterer ikke sagsbehandlingen for ITD og ITDs medlemmer anderledes end sagsbehandlingen for øvrige kunder. Dette gør sig også gældende for måden hvorpå, HjulmandKaptain modtager sager for ITD eller ITDs medlemmer.

For nærmere beskrivelse af behandlingen af personoplysninger i forbindelse med sagsbehandlingen samt modtagelse af sager, henvises der derfor til punkt 4 og punkt 5.

10. Videregivelse af oplysninger (modtagere)

I visse tilfælde overlader vi dine personoplysninger til andre aktører, herunder samarbejdspartnere, leverandører og andre, herunder eksempelvis IT-leverandører, udbydere af kundetilfredsundersøgelser, leverandører af nyhedsbrevsordninger og lignende. Disse aktører behandler alene dine personoplysninger i overensstemmelse med instruks fra os og efter vilkårene i en indgået databehandleraftaler.

I visse tilfælde kan vi også videregive dine personoplysninger til andre parter, herunder hvis vi eksempelvis bliver det pålagt ved lov, eller hvis det er nødvendigt for at kunne levere den pågældende ydelse/rådgivning til dig. Der kan blandt andet ske videregivelse til Politiet, Skatteforvaltningen, Domstolen, voldgiftsretten, andre advokatvirksomheder, parter, modparter og repræsentanter i retssager/sager og andre offentlige myndigheder.

Herudover videregiver vi i visse situationer også identitetsoplysninger til vores pengeinstitutter i forbindelse med modtagelse af klientkontomidler. Dette gør vi, da vi er forpligtet hertil, jf. hvidvaskloven.

11. Opbevaring og sletning

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har behov for at behandle dem i overensstemmelse med det formål, de er indsamlet til. Særlige lovregler, herunder f.eks. bogførings-, hvidvask- og forældelsesloven, kan dog give os pligt eller ret til at opbevare dem i længere tid. Oplysningerne kan også behandles og opbevares længere, hvis de er anonymiseret.

Vi opbevarer som hovedregel personoplysninger indsamlet i forbindelse med levering af juridiske ydelser, herunder oplysninger om parter, modparter, repræsentanter og andre tredjepartsaktører i sager, i 10 år efter kundeforholdets ophør. I nogle tilfælde kan der være kortere eller længere opbevaringsperioder, herunder for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring eller hvis der er andre hensyn, der taler herfor.

Personoplysninger, der indgår som en del af bogføringsmateriale, opbevares i fem år fra regnskabsårets udløb. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af opbevaringskravene i bogføringslovens § 10 og sker derfor med henblik på at overholde gældende lovgivning.

Personoplysninger, vi har indhentet efter hvidvaskloven, opbevares i fem år efter kundeforholdets ophør.

Vi opbevarer som udgangspunkt tilmeldingslister i forbindelse med afholdelse af arrangementer og kurser i 12 måneder fra, at arrangementet er afholdt. Dette gør vi for at kunne evaluere på, hvem der deltager i arrangementet med henblik på at forbedre indholdet af arrangementet, hvis vi senere udbyder samme arrangement igen. Vi anvender derfor ikke deltagernes oplysninger til eksempelvis at invitere dem igen eller generel markedsføring, medmindre der er givet særskilt samtykke hertil.

Hvis du framelder dig vores nyhedsbrevsordning, betyder det, at vi ikke længere sender dig nyhedsbreve efter frameldelsen.

12. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder overfor os som følge af, at vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor kan du læse nærmere om, hvilke rettigheder du har som følge heraf. Du er dog også altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål hertil. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og senest inden for 30 dage. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning i henhold til nedenstående punkter, har du mulighed for at klage til Datatilsynet.

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen. Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Endvidere har du ret til at få berigtiget dine personoplysninger, eller du kan bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.

Hvis du anmoder om dette, vil vi slette de personoplysninger, vi har registreret om dig, uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag. Dette kan eksempelvis være, hvis behandlingen er nødvendig for at kunne fastlægge et retskrav, hvis det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra dig, eller hvis vi efter lovgivningen er forpligtet til at opbevare oplysningerne.

Under visse omstændigheder kan du også anmode om, at vi giver dig en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og anmode om, at vi transmitterer oplysningerne til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).

Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi ophøre med at behandle dine personoplysninger. Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagekaldelse af samtykket.

Hvis du er uenig i den måde, hvorpå vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os.

Du kan også indgive en klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk