Et offentligt udbud kan vælges ved alle typer indkøb, og alle interesserede tilbudsgivere kan deltage i udbuddet. Et offentligt udbud kan skabe stor konkurrence og maksimere antallet af tilbudsafgivelser, hvilket kan være både en fordel og ulempe, da du er forpligtet til at vurdere alle tilbud ligeværdigt, og det kan i nogle situationer være ressourcekrævende. Et offentligt udbud er derfor ofte bedst egnet til indkøb på de markeder, hvor du på forhånd ved, at kun et begrænset antal virksomheder kan løfte opgaven og derfor vil afgive tilbud. Et succesfuldt offentligt udbud kræver desuden ofte, at du klart kan definere indholdet af kontrakten, før markedet kan identificeres. Her kan en markedsdialog forud for offentliggørelsen af udbuddet bidrage til at få indsigt i markedets størrelse og formåen.

Begrænset udbud kan vælges ved alle typer indkøb og indeholder – modsat offentligt udbud – to faser: prækvalifikationsfasen og tilbudsfasen. Ved et begrænset udbud fastsætter du som ordregiver en række udvælgelseskriterier som potentielle tilbudsgivere skal opfylde for at blive prækvalificeret til at afgive tilbud. Efter en gennemgang af alle prækvalifikations-ansøgninger udvælges minimum fem, der kan afgive tilbud i overensstemmelse med de fastsatte udvælgelseskriterier. Et begrænset udbud vælges typisk, hvis du som ordregiver på forhånd vurderer, at der er tale om et meget stort marked, hvor der kan komme mange tilbud.

Udbud med forhandling

Udbud med forhandling er en udbudsprocedure med både prækvalifikation og med mulighed for, at der efter modtagelse af indledende tilbud kan indledes én eller flere forhandlingsrunder med tilbudsgiverne. Det er en fordel ved komplekse indkøb, hvor der er behov for at forhandle og tilpasse løsningen til ordregivers behov. Samtidig kan tilbudsgiver opnå afklaring gennem forhandlinger, hvis tilbudsmaterialet indeholder uklarheder. Udbud med forhandling er dog kun en mulighed, hvis dit indkøb opfylder en række bestemte kriterier til f.eks. kontrakten, behov for forudgående forhandling og tekniske specifikationer, eller hvis der forinden har været afholdt udbud, hvor der har været uacceptable eller manglende tilbud.

Konkurrencepræget dialog

Konkurrencepræget dialog giver ligesom udbud med forhandling dig som ordregiver mulighed for at indgå i en dialog med tilbudsgiverne. Forskellen er, at du med konkurrencepræget dialog ikke kan tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud. Det betyder, at du med denne udbudsprocedure altid vil indlede forhandlinger med tilbudsgiverne. Konkurrencepræget dialog vælges derfor også typisk ved indkøb, hvor du som ordregiver vurderer, at der er et behov for dialog om det pågældende indkøb. Derudover adskiller konkurrencepræget dialog sig fra de øvrige udbudsprocedurer ved, at ordregiveren skal tildele kontrakten på baggrund af kriteriet om ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.

Direkte tildeling (også kendt som udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse) er en undtagelsesbestemmelse, som du kun kan anvende i følgende tilfælde: Når der i et udbud ikke er modtaget relevante tilbud eller modtaget tilbud overhovedetNår der kun er én bestemt økonomisk aktør, der kan levere det pågældende, fordi:udbuddet har til formål at skabe eller erhverve et unikt kunstværk eller en unik kunstnerisk optrædender er manglende konkurrence af tekniske årsagereksklusive rettigheder skal beskyttes - herunder intellektuelle ejendomsrettighederNår tvingende grunde gør det umuligt at nå at gennemføre udbud efter de sædvanlige udbudsformer Der påhviler imidlertid dig som ordregiver en tung bevisbyrde ved direkte tildeling. Det kræver desuden, at du har solid og fyldestgørende dokumentation for, hvordan du opfylder kriterierne. Derudover anbefaler vi altid, at du forud for en direkte tildeling offentliggør en profylaksebekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (TED).

Med den korrekte udbudsprocedure er du bedre stillet

Inden du begynder selve udbudsprocessen, er det afgørende, at du vælger den korrekte udbudsprocedure.

På den måde sikrer du den optimale konkurrence i markedet og minimerer samtidig omkostningerne for både dig og tilbudsgiverne. Det kan i sidste ende sikre, at du modtager de mest fordelagtige tilbud og derved er langt bedre stillet i dit indkøb.

Valg af udbudsprocedure kan imidlertid være en kompliceret proces, da området er underlagt kompleks jura, dokumentationskrav, tidsfrister og ofte specifikke kriterier, som dit udbud skal opfylde. Der kan desuden være både fordele og ulemper afhængigt af, hvilken udbudsprocedure du vælger.

Vi hjælper dig med at vælge den rigtige udbudsprocedure fra start

Er du i tvivl om, hvilken udbudsprocedure der er den korrekte i dit kommende udbud, eller vil du være sikker på, at f.eks. din dokumentation er fyldestgørende, så du undgår klagesager, så kan vi hjælpe dig.

Vores advokater er specialister i udbud og har stor erfaring i udbudsretslige problemstillinger herunder samtlige former for udbudsprocedurer, deres fordele og faldgruber. Vi kan derfor rådgive dig i valg af udbudsprocedure og sikre, at du vælger den rigtige udbudsprocedure til netop dit indkøb. Vi sikrer samtidig, at du overholder de lovmæssige krav.

Du kan få vores hjælp til følgende:

Vi kan rådgive undervejs i processen og vurdere enkeltdele i din sag
Vi kan varetage hele udbudsprocessen fra start til slut og sikre, at der er den fornødne dokumentation undervejs i forhold til valget af udbudsprocedure
Vi kan afklare, om du opfylder kravene til en bestemt udbudsprocedure og hjælpe dig med at tilpasse materialet, så du tydeligt redegør for, at du opfylder kriterierne
Vi kan rådgive dig i, hvordan de forskellige udbudsprocedurers fordele og ulemper vil stille dit udbud både her og nu, men også på den lange bane
Vi kan sikre, at du overholder alle lovmæssige krav til f.eks. dokumentation og tidsfrister

Lad vores advokater hjælpe dig trygt gennem valget af udbudsprocedure

Har du spørgsmål til valg af udbudsprocedure, eller har du brug for rådgivning i forbindelse med et konkret udbud, så er du altid velkommen til at kontakte vores advokater med speciale i udbud helt uforpligtende. Vi står klar til at hjælpe dig, så du får valgt den rigtige udbudsprocedure til netop dit udbud.

Godt at vide om

Et offentligt udbud kan vælges ved alle typer indkøb, og alle interesserede tilbudsgivere kan deltage i udbuddet.

Et offentligt udbud kan skabe stor konkurrence og maksimere antallet af tilbudsafgivelser, hvilket kan være både en fordel og ulempe, da du er forpligtet til at vurdere alle tilbud ligeværdigt, og det kan i nogle situationer være ressourcekrævende.

Et offentligt udbud er derfor ofte bedst egnet til indkøb på de markeder, hvor du på forhånd ved, at kun et begrænset antal virksomheder kan løfte opgaven og derfor vil afgive tilbud.

Et succesfuldt offentligt udbud kræver desuden ofte, at du klart kan definere indholdet af kontrakten, før markedet kan identificeres. Her kan en markedsdialog forud for offentliggørelsen af udbuddet bidrage til at få indsigt i markedets størrelse og formåen.
Begrænset udbud kan vælges ved alle typer indkøb og indeholder – modsat offentligt udbud – to faser: prækvalifikationsfasen og tilbudsfasen.

Ved et begrænset udbud fastsætter du som ordregiver en række udvælgelseskriterier som potentielle tilbudsgivere skal opfylde for at blive prækvalificeret til at afgive tilbud.

Efter en gennemgang af alle prækvalifikations-ansøgninger udvælges minimum fem, der kan afgive tilbud i overensstemmelse med de fastsatte udvælgelseskriterier.

Et begrænset udbud vælges typisk, hvis du som ordregiver på forhånd vurderer, at der er tale om et meget stort marked, hvor der kan komme mange tilbud.
Udbud med forhandling er en udbudsprocedure med både prækvalifikation og med mulighed for, at der efter modtagelse af indledende tilbud kan indledes én eller flere forhandlingsrunder med tilbudsgiverne.

Det er en fordel ved komplekse indkøb, hvor der er behov for at forhandle og tilpasse løsningen til ordregivers behov. Samtidig kan tilbudsgiver opnå afklaring gennem forhandlinger, hvis tilbudsmaterialet indeholder uklarheder.

Udbud med forhandling er dog kun en mulighed, hvis dit indkøb opfylder en række bestemte kriterier til f.eks. kontrakten, behov for forudgående forhandling og tekniske specifikationer, eller hvis der forinden har været afholdt udbud, hvor der har været uacceptable eller manglende tilbud.

Konkurrencepræget dialog giver ligesom udbud med forhandling dig som ordregiver mulighed for at indgå i en dialog med tilbudsgiverne.

Forskellen er, at du med konkurrencepræget dialog ikke kan tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud. Det betyder, at du med denne udbudsprocedure altid vil indlede forhandlinger med tilbudsgiverne. Konkurrencepræget dialog vælges derfor også typisk ved indkøb, hvor du som ordregiver vurderer, at der er et behov for dialog om det pågældende indkøb.

Derudover adskiller konkurrencepræget dialog sig fra de øvrige udbudsprocedurer ved, at ordregiveren skal tildele kontrakten på baggrund af kriteriet om ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.
Direkte tildeling (også kendt som udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse) er en undtagelsesbestemmelse, som du kun kan anvende i følgende tilfælde:
- Når der i et udbud ikke er modtaget relevante tilbud eller modtaget tilbud overhovedet
- Når der kun er én bestemt økonomisk aktør, der kan levere det pågældende, fordi:
  1. udbuddet har til formål at skabe eller erhverve et unikt kunstværk eller en unik kunstnerisk optræden
  2. der er manglende konkurrence af tekniske årsager
  3. eksklusive rettigheder skal beskyttes - herunder intellektuelle ejendomsrettigheder
- Når tvingende grunde gør det umuligt at nå at gennemføre udbud efter de sædvanlige udbudsformer
Der påhviler imidlertid dig som ordregiver en tung bevisbyrde ved direkte tildeling. Det kræver desuden, at du har solid og fyldestgørende dokumentation for, hvordan du opfylder kriterierne.

Derudover anbefaler vi altid, at du forud for en direkte tildeling offentliggør en profylaksebekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende (TED).