5 værdifulde råd når du skal etablere en whistleblowerordning i din virksomhed

Hvordan bidrager en whistleblowerordning positivt til din virksomhed?

Ifølge justitsministeriets vejledning om whistleblowerordninger skal en whistleblowerordning ses som et supplement til de eksisterende muligheder for at rette henvendelse til virksomhedens leder, HR-afdeling eller tillidsrepræsentant, men hvor der foreligger en fuld beskyttelse af indberetterens identitet. Whistleblowerordningen skal i den forbindelse indbyde til, at ansatte frit kan ytre sig om kritisable forhold på arbejdspladsen uden at frygte for negative konsekvenser.

Etableringen af en whistleblowerordning vil derfor sandsynligvis bidrage til en sundere, mere gennemsigtig og ansvarsfuld struktur i din virksomhed. 

Ordningen skal ydermere ses som et supplement til den mulighed, der er for at indberette virksomheder til eksterne tilsynsmyndigheder. Herved får du det fulde overblik og kontrol over, hvad der indberettes om din virksomhed, samt hvordan indberetningen skal håndteres.

Du kan læse resten af justitsministeriets vejledning om whistleblowerordninger her

HjulmandKaptains 5 råd til etablering af din whistleblowerordning

1. Sæt dig ind i, hvilke regler og krav du skal overholde ved etableringen af din whistleblowerordning. Her er det særligt væsentligt at nævne persondataloven, da det i høj grad er i kraft af fortroligheden og eventuelt anonymiteten, at whistleblowerordningen tjener sit formål og lever op til lovkravet.
   
   
2. Udform klare og omfattende retningslinjer for din whistleblowerordning. Du bør bl.a. tage stilling til, hvad formålet med ordningen er i din virksomhed, hvem der skal kunne indberette, hvad der skal kunne indberettes, hvordan der indberettes, hvilken platform der benyttes til indberetning, hvordan whistlebloweres identitet beskyttes, hvordan indberetninger håndteres, og hvilke personer der har adgang til dem.  
   
   
3. Etablér en sikker og nem indberetningskanal, såsom en anonym hotline, en online platform eller en e-mailadresse. Udtænk, hvordan du gør den strømlinet og tilgængelig for dine medarbejdere samtidigt med, at du sikrer, at kanalen sikrer medarbejderen fuld anonymitet. Det er vigtigt, at dine medarbejdere har tillid til din ordning.
   
   
4. Sørg for, at indberetninger behandles fortroligt. Du bør overveje, hvilke relevante personer, der skal håndtere en potentiel indberetning samt proceduren for dette. Det er i behandlingen og i undersøgelsen af indberetningerne, at der foreligger et stort potentiale for at forbedre din virksomhedsstruktur.
   
   
5. Kommuniker klart og grundigt til dine medarbejdere om whistleblowerordningen. Informer dem om dens formål, hvordan de benytter sig af den, hvilke præmisser der gælder for indberetning, hvordan deres persondata håndteres. Sørg også for, at de forstår udbyttet og vigtigheden af at benytte whistleblowerordningen til indberetning af skadelig adfærd i virksomheden. Først her får din ordning værdi for din virksomhed.
   
   

Et ekstra råd: Søg juridisk hjælp hos en specialist i whistleblowerordninger. Specialister i whistleblowerordninger har etableret et utal af ordninger hos andre lignende virksomheder - så de har solid erfaring og kender alle faldgruber og risici.

Etableringen af din whistleblowerordning kan være en tidskrævende proces for dig, og det kan derfor være en god idé at sparre med en specialist i whistleblowerordninger – de kan hurtigt hjælpe dig i mål, så du kan bruge dine ressourcer på det, du er specialist i.

Hos HjulmandKaptain ved vi, at whistleblowerordninger er din investering i at opretholde et sundt, tillidsfuldt og positivt miljø på arbejdspladsen. Derfor skal den være i orden og i overensstemmelse med alle juridiske krav.

Hvis du har spørgsmål til etableringen af whistleblowerordningen, eller du er interesseret i et samarbejde om etablering og varetagelse af ordningen i din virksomhed, så kontakt os endelig, så vi kan aftale et tidspunkt for et gratis og uforpligtende møde.

Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med etablering af din whistleblowerordning her