Arbejdsgiver er forpligtet til at føre kontrol med ansattes kørselsgodtgørelse

I en dom afsagt af Vestre Landsret kom retten frem til, at en arbejdsgivers manglende kontrol var årsagen til, at SKAT havde ændret grundlaget for en tidligere medarbejders indkomst i årene 2014 og 2015.

Arbejdsgiveren blev herefter tilpligtet at godtgøre den skattemæssige værdi af den kørselsgodtgørelse, som den ansatte modtog i årene 2014 og 2015.

Parternes aftale

Medarbejderen var ansat som byggeleder, og i ansættelseskontrakten var det aftalt, at medarbejderen selv skulle sørge for transport fra bopælen i Århus til byggepladsen på Sjælland. Transporten skulle foregå i egen bil, idet arbejdsgiveren ikke stillede firmabil til rådighed, og som kompensation herfor, ville medarbejderen få kørselsgodtgørelse for kørslen efter statens takster.

Medarbejderen afleverede hver måned en opgørelse over sin kørsel og fik efterfølgende udbetalt kørselsgodtgørelse. Opgørelsen blev hver måned indberettet – via app – direkte til arbejdsgiverens bogholder.

I løbet at ansættelsesperioden modtog medarbejderen en enkelt bemærkning fra bogholderiet om en kørsel til en anden byggeplads, men forud for det havde arbejdsgiveren ikke haft anmærkninger om kørselsindberetningen.  

Afgørelsen fra SKAT

I 2016 fik medarbejderen en meddelelse fra SKAT om, at SKAT ikke kunne anerkende den kørselsgodtgørelse, der var udbetalt i årene 2014 og 2015 som skattefri kørselsgodtgørelse.

Medarbejderen fik derfor et tilbagebetalingskrav fra SKAT.

Medarbejderen henviste i den forbindelse til, at han havde indberettet alt sin kørsel i et kørselsregnskab, som hver måned blev godkendt af arbejdsgiver.

SKAT undersøgte i den forbindelse sagen og kom frem til, at arbejdsgiveren ikke kunne anses for at have ført tilstrækkelig, effektiv kontrol med medarbejderens kørselsindberetninger.

Under sagen kom det blandt andet frem, at arbejdsgiveren i 2015 havde udbetalt kørselsgodtgørelse på grundlag af kørebogsnoter fra 2014, og at kørselsregnskaberne ikke stemte overens med de fremlagte registreringer fra blandt andet BroBizz.

Det kom endvidere frem, at arbejdsgiveren i 2014 havde udbetalt mere, end hvad medarbejderens indberetninger berettede medarbejderen til.

Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse

Retten lagde i sin afgørelse vægt på parternes aftale om, at kørslen skulle foregå i egen bil til og fra byggepladsen, hvorefter medarbejderen ville få udgifterne hertil godtgjort i overensstemmelse med statens takster.

Retten lagde endvidere vægt på bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse, hvoraf det fremgår, at det er en betingelse for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse, at arbejdsgiveren fører kontrol med særligt antallet af kørte kilometer i medarbejderens egen bil.

Som følge af den manglende effektive kontrol af medarbejderens indberetninger, blev arbejdsgiveren dømt til at tilbagebetale det for meget udbetalte skattefrie kørselsgodtgørelse.

Sådan fører du tiltrækkelig kontrol med kørselsindberetninger

Afgørelsen illustrerer, at alene en godkendelse af kørselsindberetninger ikke er nok i forhold til at opfylde kravet om tilstrækkelig kontrol, idet der skal ske en faktisk kontrol og ikke blot en gennemgang af det fremsendte kørselsnotat.

Er du arbejdsgiver, og udbetaler du skattefri kørselsgodtgørelse til dine medarbejdere, er det således særligt vigtigt, at du husker at føre en tilstrækkelig kontrol med dine medarbejderes kørselsindberetninger. Føres der ikke en betryggende kontrol, kan du som arbejdsgiver risikere at skulle erstatte en medarbejders mulige efterfølgende skattekrav.

Har du som arbejdsgiver brug for rådgivning om befordringsfradrag og skattefri kørselsgodtgørelse, er du altid velkommen til at kontakte os.