Sådan skal du beskrive evalueringsmodellen i dit udbud
Som ordregiver skal du, i udbudsmaterialet, fastlægge og beskrive indholdet af alle dele af evalueringsmodellen. Denne forpligtelse fremgår af udbudslovens §160.
Men hvordan overholder du det i praksis?
Det giver vi dig svar på i den her artikel, hvor vi løber igennem udvalgte afgørelser fra Klagenævnet for Udbud, der behandler emnet.
Udbudslovens § 160: Evalueringsmodellen skal beskrives klart
Udbudslovens §160 bestemmer, at du som ordregiver skal beskrive evalueringsmodellen og alle dens parametre klart i udbudsmaterialet på forhånd. Parametrene kan ikke afhænge af din subjektive vurdering efter, at tilbuddene er modtaget.
Hvis evalueringsmetoden er gennemsigtig og følger principperne om ligebehandling, kan den ikke blive ændret af klage- eller retsinstanser.
Formålet med udbudslovens § 160 er at skabe større gennemsigtighed med, hvordan tilbudsevalueringen hos ordregiver foregår, således at tilbudsgivere har mulighed for at optimere deres tilbud.
Tre nylige eksempler fra praksis, der omhandler beskrivelse af evalueringsmodellen i udbud
Eksempel 1: Sag om, hvorvidt kvalitetskriterier i udbuddet var tilstrækkeligt beskrevet
Klagen
Sunrise Medical ApS klagede over, at ordregiver (Fællesudbud Sjælland) ikke havde præciseret, hvordan kvaliteten af vareprøverne ville blive vurderet i forhold til de specifikke parametre, der var nævnt i kravspecifikationen. Udbudsbetingelserne angav, at kvalitet skulle vurderes på baggrund af vareprøver, men tilbød ikke præcise retningslinjer for, hvordan de enkelte kvalitetsparametre skulle vægtes.
Klageren mente, at ordregiver havde handlet i strid med § 160, idet evalueringsmodellen ikke var tilstrækkeligt beskrevet.
Klagenævnets afgørelse
Klagenævnet fastslog, at ordregiver havde opfyldt kravene i § 160, fordi alle dele af evalueringsmodellen var beskrevet i udbudsmaterialet, selvom der ikke var specificeret præcise vægte for hver kvalitetsparameter. Nævnet bemærkede, at ordregiver er tillagt et vidt skøn i fastlæggelsen af evalueringsmodellen, så længe modellen er beskrevet tydeligt. Klagenævnet vurderede, at det ikke var nødvendigt at give detaljerede vægtninger af de enkelte kvalitetsparametre for at opfylde kravene i § 160, så længe det var klart, at kvalitet ville blive vurderet ud fra de vareprøver, som tilbudsgiverne skulle indsende.
Eksempel 2: Sag om, hvorvidt ordregivers evaluering var foretaget i overensstemmelse med den beskrevne evalueringsmodel i udbuddet
Klagen
Ordregiver, Gribskov Genbrug & Ressourcer A/S, gennemførte et udbud af delkontrakter om indsamling af dagrenovation. Udbudsbetingelserne angav, at prisen skulle vurderes med og uden rabatter, men i den endelige evaluering valgte ordregiver at se bort fra rabatterne i sin vurdering. Verdis A/S klagede over, at ordregiver havde handlet i strid med § 160, da evalueringen ikke blev gennemført som beskrevet i udbudsmaterialet.
Klagenævnets afgørelse
Klagenævnet fandt, at ordregiver havde handlet i strid med § 160, da evalueringsmetoden i udbudsmaterialet ikke blev fulgt. I henhold til § 160 skal ordregiver nøje overholde den evalueringsmodel, de har fastsat på forhånd, og her var der en konkret uoverensstemmelse mellem den beskrevne evalueringsmodel og den faktiske evaluering, da rabatterne ikke blev inddraget som angivet. Klagenævnet påpegede, at ordregiverens handlinger undergravede gennemsigtighed og ligebehandlingsprincippet.
Eksempel 3: Sag om, hvorvidt ordregiver havde fulgt egne beskrevne kriterier til evaluering
Klagen
Ringkøbing-Skjern Kommune gennemførte et udbud om køb af kaffe, te og udstyr. Udbudsbetingelserne specificerede, at tilbudsgiverne skulle tilberede kaffe på en bestemt type kaffemaskine. Ved evalueringen blev det dog konstateret, at nogle af tilbudsgiverne, herunder den vindende tilbudsgiver, havde brugt en elkedel i stedet for den foreskrevne kaffemaskine. Jacobs Douwe Egberts klagede over, at ordregiver havde afveget fra de beskrevne evalueringskriterier, hvilket de mente var en overtrædelse af både ligebehandlingsprincippet og § 160.
Klagenævnets afgørelse
Klagenævnet fandt, at ordregiver havde handlet i strid med § 160 ved ikke at følge de præcise kriterier, der var fastsat i udbudsbetingelserne. Ifølge udbudsloven påhviler det ordregiveren at overholde de evalueringskriterier, de selv har opstillet. Klagenævnet henviste til EU-Domstolens dom i sag C-336/12 (Manova A/S), hvor det fremgår, at ordregiver strengt skal følge de kriterier, de har beskrevet. Eftersom ordregiver ikke havde overholdt disse kriterier, blev tildelingsbeslutningen annulleret.
Vores vurdering af hvad du skal være opmærksom på
Klager vedrørende udbudslovens § 160 kan spænde vidt og bredt. De klager, vi som oftest støder på ved Klagenævnet for Udbud, angår typisk:
- at en ordregiver har anvendt en evalueringsmodel, der er uegnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud
- at en ordregiver ikke har gennemført evalueringen i overensstemmelse med den beskrevne evalueringsmodel.
En klage om udbudslovens § 160 handler ofte også om udbudslovens § 2, fordi manglende eller uklar beskrivelse af evalueringsmodellen kan føre til brud på principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, som § 2 kræver. Med dét i mente giver vi her tre gode råd til både ordre- og tilbudsgivere:
3 gode råd til dig som ordregiver:
- Beskriv alle dele af evalueringsmodellen og foretag evaluering ud fra denne
- Sørg for at teste din evalueringsmodel af: Virker den til formålet? Kan evalueringsmodellen identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud?
- Husk EU-Domstolens dom af 10. oktober 2013 i sag C-336/12, præmis 40: ” Det påhviler således den ordregivende myndighed strengt at overholde de kriterier, den selv har fastsat”
3 gode råd til dig som tilbudsgiver:
- Sæt dig ind i ordregivers beskrevne evalueringsmodel: Er alle dele af evalueringsmodellen beskrevet? Forstår du, hvordan tilbudsevalueringen skal foregå?
- Ved tvivl om, hvorvidt ordregiver har fulgt den beskrevne evalueringsmodel, kan du søge om aktindsigt i evalueringen (hvis ikke ordregiver har fremsendt det fulde billede med skrivelserne)
- Husk EU-Domstolens dom af 10. oktober 2013 i sag C-336/12, præmis 40: ” Det påhviler således den ordregivende myndighed strengt at overholde de kriterier, den selv har fastsat”
Lad HjulmandKaptains specialister i udbudsret hjælpe dig
Har du spørgsmål til evalueringsmodeller eller brug for rådgivning vedrørende udbudsret generelt, så er du altid velkommen til at kontakte vores specialister i udbudsret.
Vores specialister i udbudsret
Nyheder
Se flereTilmeld dig
HjulmandKaptains
Få nyheder, invitationer til arrangementer, gode råd og viden om jura inden for de fagområder, der interesserer dig.